Verwaltungsmanager (w/m/d)

Im Team Standortdienste des Kompetenzcenters Personalmanagement und Standortdienste im Geschäftsbereich Betriebswirtschaft der NOW IT GmbH suchen wir an der Betriebsstätte Lübeck zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Verwaltungsmanager (w/m/d).

In der Verantwortung des Teams Standortdienste stehen insbesondere die Betriebs- und allgemeine Arbeitsorganisation der NOW IT GmbH sowie der Arbeitsschutz und die Arbeitssicherheit der NOW IT GmbH.

Der Verwaltungsmanager (w/m/d) erledigt Betriebsstätten übergreifend Aufgaben in der allgemeinen Betriebs- und Arbeitsorganisation und unterstützt den Leiter (w/m/d) des Teams Standortdienste maßgeblich bei der Koordinierung, Planung, Organisation, Steuerung sowie Kontrolle von Verwaltungsaufgaben und -abläufe. Ferner ist der Stelleninhaber (w/m/d) verantwortlich für das Betriebskostenmanagement.

Deine Aufgaben
* Erledigen der anstehenden Verwaltungsaufgaben und -abläufe des Teams Standortdienste, insbesondere Erstellen von Vorgaben, Regeln und Musterlösungen/Checklisten sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung dieser im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit
* Implementieren von optimierten Vorgehensweisen sowie Aufbereiten der neuen Abläufe für die betroffenen Beschäftigten
* Ansprechpartner (w/m/d) für Aufgaben des Beschaffungsmanagements, der Haushaltsüberwachung, der kontinuierlichen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und des generellen Betriebskostenmanagements, z.B. Planen, Koordinieren und Budgetieren von Dienst-PKWs oder Büromaterial
* Erstellen von Dokumenten und Grundsatzpapieren zu bestehenden oder neuen Themen, insbesondere in den Bereiche Notfallmanagement, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Formularwesen und Reisemanagement
* Vorbereiten und Begleiten bei der Einführung neuer technischer Lösungen, bspw. Zutrittssicherung/-verwaltung/-überwachung, Tools zur Ressourcenverwaltung, Einführung des Desk-Sharings oder verschiedener Workflowlösungen
* Erarbeiten von Mitarbeiterinformationen für das Intranet sowie die Pflege des Intranet-Auftritts des Teams Standortdienste
* Mitarbeiten an Projekten
* Fachliche/Personelle Vertretung der Teamleitung im Bedarfsfall

Was wir von Dir erwarten
Du verfügst idealerweise über ein abgeschlossenes Hochschulstudium Verwaltungsmanagement/Public Management oder eine vergleichbare Ausbildung.

Darüber hinaus sind folgende Fachkenntnisse vorteilhaft:

* Erfahrungen im Vorgangs- und Projektmanagement, Veranstaltungsmanagement, Informationsmanagement, Präsentieren und Moderieren und/oder der kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen
* Sachkunde zu einschlägigen arbeitsrechtlichen und arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften, z.B. Tarifverträge, Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), Haushaltsrecht eines Sozialversicherungsträgers (SVRV und SRVwV)
* Basiswissen zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
* Kenntnisse zu gängigen DIN und ISO sowie der zugehörigen Verordnungen, die das Aufgabengebiet betreffen
* Kenntnisse der in der zum Einsatz kommenden IT-Technologien (d.h. von hausinterner Software wie z.B. Zeiterfassungsmanagementsystem, Auftragsmanagementsystem, Microsoft Office Anwendungen, HCL Notes, SAP Module HCM und SRM usw.)
* Erfahrungen in der Personalführung (im Bedarfsfall)
Als Ansprechpartner (w/m/d) der Beschäftigten an den Betriebsstätten sowie zu allen Fragen der Verwaltung kommunizierst Du gerne mit Menschen, bist zuvorkommend und hast eine hohe Kunden- und Serviceorientierung. Du bist leistungs-, lern- und einsatzbereit, um Anliegen engagiert und zügig zu bearbeiten. Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Flexibilität sind für Dich selbstverständlich. Des Weiteren ist Dir die Verschwiegenheit und der vertrauensvolle Umgang mit Informationen bewusst, die diese Stelle mit sich bringt. Sollte es einmal zu schwierigen Situationen kommen, so bewahrst du einen kühlen Kopf und besitzt eine gute Konfliktlösungsfähigkeit. Du bringst Führungserfahrung mit und bist in der Lage, im Bedarfsfall fachliche und personelle Verantwortung als Stellvertretung zu übernehmen.

Was wir Dir bieten
* Öffentlicher Dienst: eine Beschäftigung bei einem IT-Full-Service-Provider im Umfeld des öffentlichen Dienstes
* Sicherer Arbeitsplatz: einen sicheren Arbeitsplatz mit sehr guter Verkehrsanbindung
* Gehaltserhöhungen: regelmäßige Gehaltserhöhungen durch Stufenaufstiege und Tarifanpassungen
* Jahressonderzahlung: eine tariflich garantierte Jahressonderzahlung
* 30 Tage Urlaub: 30 Tage Urlaub sowie zusätzlich arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
* Vereinbarkeit Familie: hohe Vereinbarkeit von Beruf und Familie
* Gezielte Einarbeitung: eine gezielte Einarbeitung für einen gelungenen Start
* Mobiles Arbeiten: mobiles Arbeiten und alternierende Telearbeit
* Altersversorgung: eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
* Arbeitgeberzuschuss: Arbeitgeberzuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen und zum Jobticket
* Arbeitsatmosphäre: eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem erfolgreich funktionierenden Team
* Gesundheitsmanagement: ein umfangreiches Gesundheitsmanagement mit diversen Angeboten und Aktionen
* Flexible Arbeitszeiten: 39h-Woche mit flexiblen Arbeitszeiten innerhalb eines Gleitzeitrahmens
* Corporate Benefits: Zugang zum Mitarbeiterportal mit vielen Vorteilen und Rabatten bei teilnehmenden Partnern
* Tarifliche Vergütung: eine Vergütung nach dem Tarifvertrag der Tarifgemeinschaft der Deutschen Rentenversicherung (TV-TgDRV) bis hin zur Entgeltgruppe 9c
* Weiterbildung: Möglichkeit zur kontinuierlichen, fachlichen Weiterbildung

Fühlst Du dich angesprochen?
Wir schätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Identität.

Für fachliche Fragen steht Ihnen der Teamleiter Standortdienste, Herr Malte Anutha (0451/485-28511), gern zur Verfügung.

Falls wir Ihr Interesse für diese Stelle geweckt haben, bitten wir um Zusendung deiner aussagefähigen Bewerbungsunterlagen mit der Kennziffer 49-2011-20260927-H bis zum 27. September 2026 per E-Mail an karriere@now-it.de.

Bitte habe Verständnis, dass wir nur vollständig eingereichte Bewerbungsunterlagen inkl. Lebenslauf und Zeugnissen / Referenzen im Auswahlprozess berücksichtigen können.

Die Auswahlgespräche planen wir in der 42. Kalenderwoche 2026.