Automation & Digitalization Lead (w/m/d)

Die Vetmeduni arbeitet in der Lehre, in der Forschung und in ihren Dienstleistungsangeboten an der Sicherstellung der Tiergesundheit in Österreich. Wir verstehen diese Aufgabe als Beitrag zur Gesunderhaltung des Menschen und seiner tierischen Begleiter sowie zur Produktion gesunder Nahrungsmittel. Für die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sucht
unsere Stabstelle für Digitale Transformation und Organisationsentwicklung, eine:n

Automation & Digitalization Lead (w/m/d)

Verwaltungsdigitalisierung & Prozessinnovation

Einstufung:

IVa

Beschäftigungsausmaß:

20-40 Wochenstunden

Dauer des Dienstverhältnisses:

unbefristet

Bewerbungsfrist:

05.08.2026

Kennzahl:

2026/0173

Die Veterinärmedizinische Universität Wien zählt zu den führenden veterinärmedizinischen Bildungs- und Forschungsstätten Europas. Neben Forschung, Lehre und Klinik entwickeln wir auch unsere Verwaltung konsequent weiter - digital, serviceorientiert und zukunftsfähig.
Dafür suchen wir keine klassische Projektverwaltungsrolle, sondern eine Person, die Digitalisierung in der Praxis vorantreibt: gemeinsam mit den Fachbereichen Prozesse verbessert, Automatisierungen umsetzt, KI-Werkzeuge gezielt einsetzt und neue digitale Arbeitsweisen nachhaltig etabliert und andere dafür begeistert.
Wir bieten ein attraktives Arbeitsumfeld, indem Zusammenarbeit, Vertrauen und ein engagiertes Team im Mittelpunkt stehen. Mitarbeiter:innen erhalten Raum für eigene Ideen, inspirieren sich gegenseitig und haben vielfältige Möglichkeiten, voneinander zu lernen.
Die Stabsstelle Digitale Transformation & Organisationsentwicklung begleitet die Universität auf dem Weg zu einer modernen, agilen und vernetzten Organisation. Sie gestaltet Strukturen, Prozesse und Arbeitsweisen aktiv weiter und verbindet Organisationsentwicklung mit digitalen Innovationen.

Beschreibung

Der Schwerpunkt der Rolle liegt auf der praxisnahen Digitalisierung und Automatisierung administrativer Prozesse - von der Analyse bestehender Abläufe über den Einsatz von KI-Werkzeugen bis zur Einführung und Skalierung geeigneter Lösungen. Die Stelle hat ein klares Mandat: Wirkung erzielen, nicht koordinieren.
Diese Rolle bietet hohen Gestaltungsspielraum und entwickelt sich gemeinsam mit den Digitalisierungsinitiativen der Universität weiter.

Aufgaben

* Prozessaufnahme, Datenanalyse und Digitalisierungsberatung: Erfassung und Analyse bestehender Verwaltungsprozesse gemeinsam mit den Fachabteilungen, Identifikation von Medienbrüchen, manuellen Engpässen und Optimierungspotenzialen sowie Ableitung konkreter Digitalisierungsmaßnahmen und Quick Wins
* Aufbau und Weiterentwicklung eines digitalen Werkzeugkastens: Erprobung, Bewertung und Einführung praxisnaher digitaler Lösungen in enger Abstimmung mit IT-Services, Entwicklung und Bereitstellung digitaler Formulare, Antragsstrecken und Workflow-Lösungen sowie Evaluation und Einsatz KI-gestützter Assistenzwerkzeuge für die Verwaltung
* Automatisierung und Skalierung digitaler Lösungen: Konzeption von Automatisierungen von einfachen Workflow-Regeln bis zu komplexen Prozessverknüpfungen, Begleitung digitaler Lösungen von der Pilotphase bis zum universitätsweiten Rollout
* Befähigung und Begleitung der Abteilungen: Beratung und Befähigung von Organisationseinheiten bei der Einführung digitaler Lösungen, Gemeinsames Erarbeiten von Digitalisierungsplänen mit den Fachabteilungen sowie Entwicklung neuer digitaler Arbeitsweisen in Abstimmung mit der Personalentwicklung bezüglich eines entsprechenden Schulungsangebotes
* Wissenstransfer, Community-Aufbau und Wirkungsmessung: Konzeption und Durchführung von Schulungs- und Awareness-Formaten, Aufbau einer verwaltungsinternen Digitalisierungs-Community und Förderung des Austauschs sowie Etablierung von Kennzahlen und Reifegradmodellen zur Messung des Digitalisierungsfortschritts

Erforderliche Ausbildung, Qualifikationen und Kenntnisse

* Abgeschlossenes Diplom- oder Masterstudium mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik, Digitalisierung, Prozessmanagement, Organisationsentwicklung oder Betriebswirtschaft, oder vergleichbare Qualifikation (Bsp. abgeschlossene:s Bachelorstudium/Fachmatura (HTL)/akademische Lehrgänge jeweils mit Spezialkenntnissen in Organisationsentwicklung, Prozessoptimierung, Workflow-Automatisierung, Change-Management und digitaler Transformation sowie mehrjährige einschlägige Berufserfahrung)
* Erfahrung mit digitalen Prozess-, Automatisierungs- und Kollaborationstools sowie KI-Werkzeugen (z.B. Sharepoint, Power Automate, …)
* Nachgewiesene Berufserfahrung in der Prozessaufnahme, -analyse und -digitalisierung - z. B. durch Projekte zur Digitalisierung von Verwaltungsabläufen, Einführung digitaler Tools oder Automatisierungsvorhaben
* Gute Deutschkenntnisse (B2) oder gute Englischkenntnisse (B2)

Weitere erwünschte Qualifikationen und Kompetenzen

* Verständnis für ERP-nahe Prozesse (z. B. SAP, Finanzverwaltung, Personalwesen) und deren Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale im Universitätskontext; Grundkenntnisse in Datenauswertung oder Berichtserstellung (z. B. Power BI, Excel, SAP-Berichte)
* Erfahrung mit agilen oder nutzerzentrierten Methoden bei der Entwicklung digitaler Lösungen
* Erfahrung in der eigenverantwortlichen Steuerung von Digitalisierungs- oder Automatisierungsprojekten im öffentlichen oder Hochschulumfeld; Projektmanagementzertifizierung
* Fähigkeit, mit Expert:innen auf Augenhöhe zu arbeiten und Begeisterung für digitale Veränderungen und KI-Nutzung zu wecken - verbunden mit einem serviceorientierten und konstruktiven Arbeitsstil
* Hohe Bereitschaft und Fähigkeit zur eigenständigen Einarbeitung in neue digitale Werkzeuge - insbesondere Automatisierungslösungen

Was wir bieten

* Top-Universität: Die Vetmeduni ist eine der führenden veterinärmedizinischen akademischen Bildungs- und Forschungsstätten Europas
* Stabiler Arbeitgeber
* Attraktiver Campus
* Persönliche und berufliche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* Präventive und medizinische Gesundheitsförderung
* Diversitäts- und familienfreundliche Universitätskultur
* Kinderbetreuungs- und Ferienbetreuungsangebote
* Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen
* Mitarbeiter:innenevents

Mindestentgelt

Das kollektivvertragliche Mindestentgelt für Arbeitnehmer:innen an Universitäten gemäß der oben angegebenen Einstufung beträgt EUR 3.450,30 brutto monatlich auf Basis Vollzeit (40 Stunden/Woche). Je nach fachlicher Qualifikation und tätigkeitsspezifischer Berufserfahrung ist eine höhere Vergütung möglich.

Bewerbung

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit der Kennzahl 2026/0173, welche Sie per smart bewerben übermitteln. Bitte führen Sie die Kennzahl unbedingt an, da wir Ihre Bewerbung sonst nicht korrekt zuordnen können.
Die Bewerbungen sind gebührenfrei. Die Bewerber:innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.
Die Vetmeduni ist stolze Trägerin des Zertifikats „hochschuleundfamilie", daher freuen wir uns über Bewerbungen von Personen mit Familienkompetenz. Ebenso sind uns Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und chronischen Erkrankungen willkommen. Bei Rückfragen dazu wenden Sie sich gerne an unsere Behindertenvertrauensperson https://www.vetmeduni.ac.at/betriebsrat/unsere-behindertenvertrauenspersonen

Kontakt für weiterführende Informationen

Anne Reiner
+43 664 602 571 003
anne.reiner@vetmeduni.ac.at
www.vetmeduni.ac.at